Le carnet d'entretien de la copropriété

Le carnet d'entretien de la copropriété

Publié le : 08/11/2021 08 novembre nov. 11 2021

L’ensemble des copropriétaires forme le syndicat de copropriétaires. Ils votent au moins une fois par an les décisions concernant la copropriété, dont celles sur l’entretien de l’immeuble et de ses équipements. L’ensemble des informations relatives à la vie de l’immeuble doit être consigné dans un document spécifique : le carnet d’entretien.
 

Le cadre légal du carnet d’entretien

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 (n° 65-557) énonce que le syndic de copropriété doit établir et tenir à jour un carnet d’entretien. La forme de ce carnet n’est pas prévue par le texte. Il est conseillé d’avoir recours à des registres ou des modèles types.

Chaque copropriétaire peut demander au syndic de consulter ce carnet, ainsi que d’en réaliser une copie à ses frais, dont le montant est prévu par le contrat du syndic. 

De même, l’article 45 de la loi donne la faculté à « tout candidat à l'acquisition d'un lot de copropriété, tout bénéficiaire d'une promesse unilatérale de vente ou d'achat ou d'un contrat réalisant la vente d'un lot ou d'une fraction de lot » de consulter le carnet d’entretien en s’adressant au syndic. 

S’il s’agit d’un syndic professionnel, il doit proposer à chaque copropriétaire « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés », dont le carnet d’entretien et les contrats rattachés accessibles en téléchargement.
 

Le contenu du carnet d’entretien

Le décret n°2001-477 énumère les mentions obligatoires à inscrire dans le carnet d’entretien :
 
  • L’adresse de l’immeuble pour lequel il est établi ;
  • L’identité du syndic de copropriété en charge de sa tenue ;
  • Les références des contrats souscrits par le syndicat de copropriété (contrats d’assurance de l’immeuble, notamment assurance dommage-ouvrage, contrats d’entretien et de maintenance, etc.) ainsi que leur date d’échéance ;
  • L’année de réalisation des travaux importants effectués sur l’immeuble, tels que la toiture ou la façade, ainsi que les informations relatives aux entreprises en charge des travaux
  • Le diagnostic technique global s’il existe ;
  • L’échéancier du plan pluriannuel de travaux décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.

Des informations complémentaires peuvent être ajoutées au carnet d’entretien comme celles relatives à la construction de l’immeuble, ou celles sur des études techniques effectuées. 

L’inscription de ces informations est décidée en assemblée générale par un vote à la majorité simple.

Parmi les contrats souscrits par le syndicat de copropriété, le contrat d’entretien et de maintenance est souvent conclu pour maintenir l’immeuble en bon état. Les copropriétaires sont, en effet, tenus à une obligation légale d’entretien de l’immeuble et de ses équipements, comme l’entretien de l’installation du chauffage collectif si l’immeuble en est doté, des ascenseurs, des portes et portails automatiques ou semi-automatiques de garage, des dispositifs de sécurité incendie, etc.

D’autres contrats d’entretien et de maintenance de l’immeuble sont facultatifs, bien que conseillés, pour entretenir l’immeuble et assurer le bien-être de ses habitants, tels que le nettoyage des parties communes et des espaces verts, le nettoyage du vide-ordures, etc.

Le syndic ne peut solliciter une rémunération supplémentaire pour la tenue du carnet d’entretien car cette prestation est incluse dans le forfait défini par l’annexe au contrat type de syndic.

L’absence ou la mauvaise tenue du carnet d’entretien

Si le syndic ne réalise aucun carnet d’entretien ou ne le remplit pas correctement, il commet une faute de gestion et peut voir sa responsabilité civile engagée

Les copropriétaires devront d’abord réaliser une démarche amiable, soit en adressant au syndic un courrier recommandé avec accusé de réception pour lui ordonner de respecter ses obligations sous 8 jours, soit de saisir une procédure de médiation comme le Conseil Syndical de copropriété.

En l’absence de réponse ou d’inexécution après ce délai, le tribunal judiciaire rattaché au lieu de l’immeuble est compétent pour trancher des litiges entre syndicat et syndic.

Le délai de prescription d’une action en justice du syndicat de copropriété à l’encontre d’un syndic de copropriétaires est de 5 ans, délai courant à compter du jour où le syndicat a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'agir en justice.


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